Les #notaires ne peuvent pas externaliser leurs tâches ni en Chine ni ailleurs ni même en France

Le Président du Conseil Supérieur du Notariat, au nom dudit, vient d’envoyer à tous les notaires une lettre de mise en garde sur l’externalisation de l’exécution des formalités et de la rédaction des actes notariés, après la loi Macron.

Extrait :

… Le Conseil supérieur du notariat a été saisi à de multiples reprises par les Chambres départementales qui lui font part des interrogations des notaires de leur ressort, nombreux à envisager de faire sous-traiter tout ou partie de leurs dossiers (demandes de pièces et rédaction d’actes) par des sociétés commerciales de droit privé souvent créées par d’anciens collaborateurs du notariat, parfois diplômés notaires ; elles s’interrogent sur la licéité de cette pratique « d’externalisation » ou de sous-traitance, généralement liéeà des considérations économiques et de productivité.
L’entrée en vigueur de la loi « Croissance » du 6 août 2015 n’est évidemment pas étrangère à ces préoccupations puisqu’elle est génératrice de craintes pour l’avenir chez beaucoup de nos confrères qui s’intéressent – mais pour l’instant sans « sauter le pas » – à ces propositions, d’autant que certaines de ces officines évoquent le recours à des personnels basés hors de l’Union européenne (Maghreb, voire Extrême Orient) proposant par suite des tarifs attrayants (horaires ou forfait), et sans les contraintes du droit du travail français ou charges sociales.
La réponse du C.S.N. à de telles demandes, qui est le reflet de sa position constante, est dénuée d’ambiguïté : de telles pratiques sont contraires à la déontologie notariale.
Le C.S.N. s’appuie d’ailleurs sur plusieurs avis de Commissions siégeant en son sein, notamment : ceux de la Commission du statut en date des 20 juin 2007, 17 septembre 2015 et 15 février 2016 et également ceux de la Commission des affaires européennes et internationales de janvier 2016 et septembre 2016, appuyé pour cette dernière par un rapport intitulé « La délocalisation matérielle peut-elle être une opportunité économique par le notariat ? ». …

Unknown
REMARQUE. Malgré la précaution formelle prise par le signataire de la lettre sur la tentation de « sauter le pas », il s’avère que bien des études et pas les plus petites, ont sauté ce fameux pas et ce, pour certaines, bien avant la loi Macron. Les formalités et la rédaction des actes sont traités à l’extérieur des études. Peu importe que ce traitement soit fait en France, à Tunis ou à Calcutta, la pratique est illégale.

17 commentaires

  1. en quoi est interdit par la loi au juste? Que le CSN agisse par pur corporatisme et à contre courant, cela s’entend… mais la loi prévoit tout de même la liberté d’entreprendre et celle des études de contractualiser avec ces entrepreneurs… Pourriez vous élaborer un peu sur les dispositions légales dont se prévaut le CSN? Merci!

    • L’externalisation ne permet pas de garantir le secret professionnel absolu des notaires.

      • Ok pour l’affirmation. Mais dans ce cas, interdisons aussi l’intérim dont les offices ont largement recours aujourd’hui par manque de candidats immédiatement disponibles pour pourvoir les postes de clerc en particulier. Interdisons aussi les accès aux dossiers aux prestataires informatiques qui œuvrent à la mise en place d’outil de dématérialisation. En réalité ces dernières signent des chartes de conduite, proposent des engagements de confidentialité dans leurs conditions de vente etc. Par ailleurs rappelons que le secret professionnel ne s’applique pas qu’aux notaires, et est d’ailleurs encadré par le code pénal…
        Bref mon avis est que les motivations du CSN sont à regarder ailleurs, et je m’interroge sur les motivations profondes.

      • Bonsoir,
        Devons-nous comprendre par « respect du secret professionnel absolu » que l’intérim est également une pratique illégale dans le notariat? Les intérimaires étant des prestataires extérieurs, exerçant parfois au sein de l’Étude, parfois à distance.

      • Bonjour. Pour les intérimaires à l’extérieur sans aucun doute. Pour les intérimaires à l’intérieur j’ai un doute.

  2. Bonjour et merci pour cet article.
    Comme le dit JVL, l’interdiction ne devrait pas toucher QUE la rédaction d’actes sur la base de confidentialité quand on sait qu’il y a des sociétés informatiques qui proposent d’autres services et qui accèdent à la confidentialité des dossiers de chaque étude. Protéger une profession oui mais tuer des auto-entrepreneurs non. Notaire diplômée et maman de deux enfants, je me suis reconvertie en rédactrice d’actes, loué un petit local, acheté du matériel. Je gagnais ma vie, mes clients y trouvaient profit aussi : pas de charges, pas d’achat de matériel, pas de location d’un plus grand local. Pour les notaires qui s’installent tout juste, c’était un bon deal. Mais il a fallu que le CSN interdise cette activité pour que je sois aujourd’hui à faire la queue au Pole Emploi !

    • Bonjour FM, aviez vous créée une structure type SARL ou SAS ou juste en auto-entrepreneur ?
      Avez vous reçu une interdiction d’exercer cette activité du CSN ?
      Qu’entendez vous pas « Mais il a fallu que le CSN interdise cette activité » ? vous ont-ils envoyé un courrier ? un texte de loi ? Ou simplement une motivation de dénonciation de votre activité ?

      Merci de votre retour sur ces points, nous étudions la mise en place d’une Plateforme permettant de recruter des personnes diplômés comme vous pour les faire intervenir comme prestataire de service indépendant à domicile.

      • Le CSN a émis une circulaire cet été restreignant le recours à la sous traitance de manière générale et interdisant aux notaires d’y recourir pour la rédaction d’actes en particulier. Les instructions sont assorties de mesures de contrôle dans le cadre des audits annuels exposant les contrevenants des sanctions.
        Maintenant la circulaire interdit aux notaires de sous traiter mais pas de s’adjoindre des services de prestataires type intérimaires ou consultants: et pour cause, il n’existe pas de définition juridique claire de la sous-traitance appliquée aux services. En réalité beaucoup de notaires n’ont pas le choix d’être assisté compte tenu de la pénurie de main-d’œuvre (situation dont le CSN est largement responsable incidemment) et la saisonnalité de l’activité notariale… et donc beaucoup de notaires râlent contre cette décision du CSN (qui est décidément toujours aussi fâché avec la liberté d’entreprendre).
        D’un autre côté Pierre Redoutey a bien démontré les difficultés de l’externalisation des activités notariales eut égard aux obligations légales et conventionnelles relatives au secret professionnel.
        À suivre.

      • Bonjour Anthony,

        La société en question est une SNC. Je n’ai reçu aucune interdiction mais avec il y a bien eu un circulaire rappellant l’illégalité de la pratique, en citant des textes de loi. Du coup, les clients ne sont pas rassurés. Comment faire pour entrer en contact avec vous?

      • Alors non pas d’illégalité prononcée par la circulaire (heureusement les notaires n’ont pas encore de pouvoirs législatifs) et pas de disposition législative spécifique sur le sujet , mais une interdiction du CSN assortie de contrôles (et donc des possibilités de sanctions). En attendant j’ai cru comprendre que certains notaires ont lancé des recours (je ne sais pas quelles sont les voies de recours).
        Le lien vers le document https://drive.google.com/file/d/0B4SA2KGrN0EEd2hDY2hFRFNnZVJGa2NXUHZBZG9IcFRoTndF/view?usp=drivesdk

  3. Concernant le secret professionnel, il y a bien entendu une clause de confidentialité dans nos accords de service,… comme je pense n’importe quel autre prestataire.

    • Bonjour, La clause de confidentialité ne permet pas de considérer qu’il n’y a pas violation du secret professionnel. Cordialement. PR

      • Le devoir de secret professionnel absolu des notaires ne permet pas de considérer qu’il n’y a pas violation. OK le notaire lui court un risque de sanction important, mais rappelons que la violation du secret professionnel par tout un chacun relève du pénal, ce qui n’est pas rien non plus.
        Donc la motivation principale du CSN n’est pas la confidentialité des données, ce qui nous a été confirmé par un inspecteur du CSN. Comme vous l’avez rapporté vous même à plusieurs reprises, les émoluments seront de plus en plus contraints par la volonté du législateur de les limiter aux coûts pertinents. Vous avez souligné par exemple dans votre post de blog du 6/01, que cette démarche était rendue délicate en raison des difficultés de collecter les données. Or les entrepreneurs comme FM ont le défaut de fournir une grille tarifaire selon la nature des actes rédigés. On n’en est pas à pouvoir décomposer la totalité du coût de revient, mais on s’y approche disons dangereusement du point de vue du CSN.
        Slts.

  4. Bonjour JVL,

    Certes, le CSN rappelle l’interdiction de la sous-traitance. On peut très bien dire que le CSN n’est pas et ne fait pas la loi (heureusement!). Toujours est-il que « l’article 23 de la loi du 25 Ventôse An XI, de l’article 226-13 du Code pénal et du décret du 26 novembre 1971 relatives au secret professionnel, qui imposent aux notaires le secret professionnel le plus absolu » n’ont pas été inventé par le CSN et constitue une violation.

    Comment peut-on prétendre que le secret professionnel n’est pas transgressé lorsqu’un notaire envoie des informations de son client à un tiers (moi) qui travaille en même temps pour d’autres notaires? Il m’arrive ainsi de savoir ce qui se passe dans différentes études de la même région, que certains clients ont recours différents notaires pour différentes transactions. Bien sûr que je peux brandir un convention de confidentialité entre chacun de mes clients et moi et donner la garantie que je suis digne de confiance mais ma garantie ne me rend pas conforme à la loi.

    Que se passe-t-il si le client du notaire vient à savoir que la rédaction de son acte a été faite par une personne qu’il n’a pas autorisé (parce que ce n’est pas mon service que le client retient mais celui du notaire). Que se passe-t-il s’il apprend que j’ai accédé à ses données personnelles et ses documents vitaux?

    Autre chose, je n’ai pas creusé plus : qu’en est-il de la facturation? Est-ce que, dans leur comptabilité, les notaires déclarent avoir eu recours au service d’un sous-traitant en rédaction d’actes ou bien masque-t-ils cela sous un autre libellé?

    Circule depuis quelque temps maintenant, la rumeur que la rédaction d’actes se fait à l’étranger. Des plateaux de production. Des actes rédigés par des personnes qui n’auraient pas de diplômes relatifs et qui accèdent aux études virtuellement. C’est probablement à partir de cette inquiétante rumeur que le CSN a fait circuler l’interdiction car si elle s’avère vraie, la chose est grave. En attendant, les rédacteurs indépendants et qualifiés comme moi en paient le prix.

    • Bonjour FM. Oui le notaire est soumis au secret professionnel mais (1) quid de ses différents agents sans qui me notaire ne peut exercer ( salariés, intérimaires, prestataires…) ? et (2) comment justifier l’approche discriminante de CSN qui permet aux notaires de sous traiter (par exemple) les formalités préalables et postérieures auprès de prestataires, ainsi amenés à et manipuler des données confidentielles ?
      Encore une fois et sur ce coup le CSN est plus intéressé par le rapport de force qu’il instaure avec le gouvernement que de cadrer les conditions d’exercice des prestations externalisees.
      Questions subsidiaires, les informations figurant sur les serveurs des études et consultés à distance, éventuellement via des outils de gestions, et sans possibilité de les sortir de cet environnement de travail sont ils techniquement transmis à un tiers et peut-on réellement caractériser une violations secret professionnel? Bonne question pour juriste bien chevronné 🙂
      Les notaires se font auditer et une des questions d’audit imposées prévoit de demander explicitement au notaire audité s’il recours à des prestataires, ce qui permet à l’auditeur de faire les vérifications nécessaires sur la nature de ces prestations.
      En comptabilité les notaires enregistrent vos factures avec celles des autres prestataires (même ligne que pour le prestataire qui vient s’occuper de la photocopieuse…). Ce qui importe est le libellé de votre facture je dirais.

  5. Bonjour. j’avais créé ma société de prestataire de services en mars 2018 – et j’ai été contrainte de dissoudre ma société en août 2019 suite à cette circulaire. Je tenais la comptabilité de plusieurs offices et les notaires étaient satisfaits de mes prestations car ils n’avaient plus de comptable. Tout en sachant que les actes doivent être déposés dans le délai d’un mois, certaines études ont eu des pénalités de retard suite au départ ou à un arrêt de travail qui avait duré dans le temps. A ce jour je cherche toujours une solution afin d’ouvrir une structure en lien avec un cabinet d’expertise comptable puisque eux n’ont aucun souci pour passer les écritures comptables. Au niveau secret professionnel, il n’y a jamais eu aucune fuite, ce qui n’est pas le cas Des collaborateurs(trices) de certaines études qui sont à même de divulguer les renseignements confidentiels. Alors il est vrai pourquoi interdire les prestations de services pour la comptabilité clients alors que les retraités ont le droit de le faire et sont pris d’assaut car aucun notaire ne peut trouver de prestataire de services. C’est là où il y a une incompréhension totale; Le CSN comme l’ordre des experts comptables devraient alors faire un contrôle sur ces retraités qui prennent le pain de la bouche de ceux qui sont actifs.

  6. Bonsoir, J’ai créé ma société de formalités postérieures à PARIS en mai 2019. J’ai de plus en plus de difficultés pour démarcher de nouveaux clients notaires. Je fais énormément de publicité mais je peine à trouver des clients. Je ne comprends pas ce qui se passe. Mes quelques clients sont super contents de me voir. C’est un deal gagnant gagnant. Pourquoi je rame ? J’ai de solides compétences de rédacteur et de formaliste. Je pré controle des actes. Je rends plein de services à beacoup de clercs débutants en leur apprenant des astuces rédactionnelles ou informatiques. Sur le terrain, je fais la différence. Et pourtant, le dépot de bilan n’est pas loin. Et je travaille à Paris. A Paris, il y a une clientèle pour tout dit t’on… Ce que je n’accepte pas, c’est que le CSN a lancé une procédure de labellisation Etik en janvier 2020. Cela coute super chèr, cela ne sert à rien. Pourquoi est ce que le CSN demande à des prestataires de services de se faire labelliser Etik sachant qu’il interdit ces mêmes prestataires de service? Je suis déçu… Mais je continue de me battre. Bon courage les amis formalistes.

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