Qu’est ce que le répertoire du #notaire

Dans la pratique notariale,  le répertoire sur support papier est un registre ou un ensemble de feuillets que les notaires sont obligés de tenir et sur lequel ils doivent inscrire, jour par jour, les actes qu’ils reçoivent. Le répertoire peut aussi être établi sur support électronique (Décret n° 71-941, 26 nov. 1971, art. 23 à 25, réd. D. n° 2005-973, 10 août 2005).

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Les pages du répertoire tenu sur support papier sont visées et paraphées par le président de la chambre des notaires ou son délégué. La formalité du paraphe peut toutefois être remplacée par l’utilisation d’un procédé empêchant toute substitution ou addition de feuilles (CGI, art. 867, III, 1er al.). Le répertoire tenu sur support électronique est signé par le président de la chambre des notaires ou son délégué au moyen d’un procédé de signature électronique sécurisée tel que défini par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001.

Le répertoire doit impérativement contenir pour chaque acte qu’il contient la date, la nature, l’espèce de l’acte, les noms des parties, le support sur lequel il a été établi et toutes autres mentions prescrites par les lois et règlements. Le répertoire doit préciser si l’acte a été reçu en minute ou en brevet. En pratique, le répertoire résume l’essentiel du contenu de l’acte, pour permettre éventuellement la reconstitution de ses dispositions les plus importantes.

La tenue d’un répertoire a déjà été imposée dans un intérêt fiscal : il permet aux agents de l’administration de s’assurer que les actes ont été enregistrés dans le délai prescrit et à défaut, de poursuivre le recouvrement des droits et pénalités.

Le répertoire a d’autres utilités :

a) Il empêche les antidates, les actes devant être inscrits au jour le jour, sans cependant faire la preuve de la date de l’acte ;

b) Il permet de dresser l’état des minutes prévu par l’art. 15 du décret n° 71-942 du 26 novembre 1971 ;

c) Il établit l’existence des actes inscrits au répertoire et contribue éventuellement à leur reconstitution (Code de procédure civile, art. 1430 à 1434).

Lorsqu’elle est nécessaire, la mention de cote et paraphe est placée en tête du répertoire et indique le nombre de feuillets qu’il comporte.

Le successeur d’un notaire peut utiliser le répertoire commencé par son prédécesseur sans le soumettre préalablement au visa du président de la chambre. Cependant, pour éviter toute confusion, une mention spéciale doit faire connaître la date d’entrée en fonction du nouveau notaire. La formalité du paraphe doit être remplie avant que le notaire ne porte un acte sur le répertoire.

Les notaires sont tenus de déposer, chaque année, au greffe du tribunal de grande instance, devenu trinunal judiciaire, de leur résidence un double du répertoire. Le double à déposer au greffe est une copie exacte du répertoire des actes de l’année écoulée. Ce double n’est plus soumis au timbre et n’a pas à être coté et paraphé, mais il doit être certifié conforme par le notaire qui le délivre.

L’article L. 23 du Livre des procédures fiscales (LPF), dans son premier alinéa, impose aux notaires de communiquer leur répertoire aux agents de l’administration des impôts qui se présentent chez eux pour les vérifier.

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